05 серпня міський голова Білої Церкви Геннадій Дикий взяв участь  в першій робочій нараді щодо розробки електронної муніципальної системи «Портал міста» та електронної системи документообігу.

«Впровадження новітніх систем управління та комунікацій - це не просто внутрішня модернізація міської ради,- зазначив міський голова. – Метою є створення  ефективної взаємодії між громадянами та органами місцевої влади. Це крок до підвищення прозорості та спрощення  процедури звернення білоцерківців до владних установ». 

В ході наради керуючий справами виконавчого комітету міської ради Максим Свірський наголосив, що міською владою взято курс на розвиток комунікацій,  створення для жителів міста доступного, сучасного сервісу - електронної комунікаційної  платформи, за допомогою якої білоцерківці могли б в он-лайн режимі швидко, якісно та зручно отримати послуги та довідки від міської влади та інформацію про все, що діється в Білій Церкві.  Відмітив, що на даній нараді буде обговорено та винесено пропозиції щодо наповнення порталу, які будуть враховані розробниками.  

Портал буде інтегровано з вже діючими сайтами управління житлово-комунального господарства, центру адміністративних послуг та іншими сайтами управлінь і відділів міської ради та комунальних підприємств і установ. Крім того, міститиме систему  «безпечне місто», де громадяни в он-лайн режимі зможуть відслідковувати  безпеку на вулицях, де є найбільше скупчення людейта ін. 

Керуючий справами виконавчого комітету міської ради висловив слова вдячності білоцерківським  активістам та експертам , які долучилися до роботи, щоб створити як найзручніший сервіс для містян. 

Під час наради представники компанії «Кitsoft», які є розробниками порталу міста , презентували дизайн, розділи та рубрики, які міститиме сервіс. Дана компанія є розробниками офіційних сайтів Міністерства соціальної політики України,  в м.Вишгород та м.Боярка та ін. 

Основною метою розробників є створити максимально доступний портал, на якому пересічний білоцерківець з легкістю зможе знайти необхідну інформацію: документи, заходи, дані про все, що відбувається  в місті та ін.  Громадяни матимуть можливість написати петицію чи електронне звернення, взяти участь в обговоренні різнопланових питань, проектів документів тощо, зареєструватися в «особистому кабінеті» на порталі та отримувати відповіді на свої запити і звернення  в електронному режимі за допомогою смс або на електронну пошту, підписатися на оновлення інформації. 

Також електронна платформа міститиме карту міста, де буде нанесено інформацію про розташування підприємств, організацій різних форм власності, мережі комунальних установ, події та заходи, які відбуваються в місті та вся інша доступна інформація, і мешканці зможуть в он-лайн режимі слідкувати за ходом тих чи інших подій. 

Сервіс адаптуватиметься до мобільної версії, що буде також зручно для користувачів сучасних телефонів, матиме багатомовність для зручності користування іноземних гостей порталу. 

Присутніми були підняті та обговорені питання щодо умов функціонування та технічного забезпечення порталу, його обслуговування, можливості  переформатування розділів  у разі потреби, під час його подальшого використання та ін. 

В ході наради представниками компанії «Soft Xpansion» також було презентовано систему електронного документообігу, яка розробляється для міської ради та буде під’єднана до порталу міста.

Система електронного документообігу  це високотехнологічний і прогресивний підхід до суттєвого підвищення ефективності роботи з документами. Дана система буде забезпечувати  процес створення, керування і розповсюдження великих обсягів документів у комп'ютерних мережах, а також вести контроль за потоками документів в міській раді та її виконавчому комітеті. 

Розробники поінформували, що дана система автоматизуватиме виконання підрозділами і, безпосередньо, працівниками структурних підрозділів процедур обробки документації  та  включатиме:

реєстрацію документів;

пересилання виконавцям копій документів за допомогою електронної пошти разом із зареєстрованими електронними реєстраційно-контрольними картками;

забезпечуватиме пошук у базі даних, перегляд і редагування електронних реєстраційних карток і текстів документів у відповідності з правами доступу до них користувачів;

здійснюватиме контроль за проходженням і виконанням документів, їх оформленням і передачою  до електронного архіву для подальшого зберігання;

ведення кадрів та кадрової документації та інше. 

Було наголошено, що  головним завданням системи електронних документів є  організація раціонального руху, опрацювання та збереження електронних документів  та забезпечення їх пошуку як по атрибутах, так і за змістом. Використовуючи даний сервіс громадяни матимуть можливість в он-лайн режимі слідкувати за ходом розгляду їхніх звернень та листів та ін. 

Система також матиме розділи, які міститимуть  «кабінети особистого прийому громадян» посадовцями, календар подій, завдяки цьому функціоналу можливо планувати наради і заходи, перевіряти наявність вільних ресурсів і часу, бронювати їх та ін. 

Слід зазначити, що портал міста та система електронного документообігу  знаходяться в процесі розробки, тому неодноразово  будуть проводитися робочі наради за участю працівників підрозділів міської ради, які вноситимуть пропозиції щодо всіх необхідних згідно законодавства України розділів та громадськості, яка надаватиме пропозиції в частині забезпечення зручності сервісу для пересічного громадянина.