ЗВІТ ПРО РОБОТУ АРХІВНОГО ВІДДІЛУ БІЛОЦЕРКІВСЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ У 2024 РОЦІ

Звіт про роботу архівного відділу Білоцерківської міської ради у 2024 році

У 2024 році архівний відділ працював відповідно до законів України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про звернення громадян», наказів Міністерства юстиції України, правил, положень, інструкцій, методичних рекомендацій Державної архівної служби України, Державного архіву Київської області, Правил роботи державних архівів України, Положення про архівний відділ Білоцерківської міської ради та плану розвитку архівної справи на 2024 рік.

Основним завданням відділу була реалізація державної політики у сфері архівної справи і діловодства на території міста, а саме забезпечення поповнення Національного архівного фонду (НАФ) документами, що мають місцеве значення.

На виконання Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів Національного архівного фонду 2020 – 2024 роки, затвердженої наказом Укрдержархіву від 13.11.2019 № 103 перевірено 5932 од.зб. 8-ми фондів. Складено аркуші перевіряння та акти перевіряння наявності та стану документів.

На виконання листа Державної архівної служби України від 03.04.2022 № 1339/2.01-24/0 «Про ініціативне документування подій, фактів та формування архівних колекцій в умовах воєнного або надзвичайного стану», з метою формування «Колекції документів російсько-української війни на території міста Біла Церква Київської області» було здійснене копіювання текстових документів, цифрових відео документів, цифрових фотодокументів, розміщених на: 

- офіційний сайт «Білоцерківська міська рада»  (https://bc-rada.gov.ua/node/14280);

- офіційній сторінці в Facebook Білоцерківської міської територіальної громади «Прес-служба Білоцерківської міської територіальної громади (https://www.facebook.com/officalpageBilaTserkva/);

- Telegram-каналі «Білоцерківська міська територіальна громада» (https://t.me/bmrada);

- Telegram-каналі «Біла Церква – Без табу» (https://t.me/BilaTserkvaBT);

За підсумками проведеної роботи та експертизи цінності документів у 2024 році  було складено доповнення до історичної довідки та передмови до кожного опису:

- опис № 1 справ  постійного зберігання в кількості 4 од. зб.;

- опис № 2 цифрових відео документів постійного зберігання в кількості 294 од. зб. (відеофайлів);

- опис № 3 цифрових фотодокументів постійного зберігання в кількості 4407 од. зб. (фотофайлів).

Оцифрування документів Національного архівного фонду проводилось по фонду № 1 Білоцерківська міська рада та її виконавчий комітет управлінської документації. За 2024 рік оцифровано та переведено в електронний вигляд:  од. зб. - 268; файлів - 47411, описів – 5, але фонд користування у вигляді цифрових копій ще не створено (розробляється та опрацьовується).

Комплектування, облік і зберігання архівних документів

Приймання документів НАФ від юридичних осіб – джерел комплектування архіву проводиться щорічно за графіками, затвердженими начальником архівного відділу за погодженням з юридичною особою. Відповідно до графіку приймання документів юридичних осіб на постійне зберігання на 2024 рік у звітному році прийнято на зберігання від джерел комплектування архівного відділу документів НАФ управлінської документації  122 од. зб. 2-х фондів.

Відповідно до паспорта архіву станом на 01 січня 2025 року на зберіганні в архівному відділі знаходиться всього 31370 одиниць зберігання 56 фондів.

Протягом року здійснювалась реєстрація документів, які надходили до архіву, відомості про які заносились в облікові документи. Забезпечувалось розміщення їх у сховищах у архівних коробках на металевих стелажах.

Формування НАФ і експертизи цінності документів

Джерелами формування НАФ у зоні комплектування архівного відділу визначено 26 юридичних осіб, з них 1 юридична особа – відокремлений підрозділ. За формами власності:  державної - 3, комунальної – 21, приватної - 2.

Відділ постійно працює з установами, організаціями, підприємствами надаючи їм методичну і практичну допомогу.

Протягом року на постійно діючому семінарі було надано консультаційно - методичну та практичну допомогу відповідальним за архівні підрозділи установ, підприємств та організацій міста: Управління фінансів Білоцерківської міської ради, ДП «КИЇВОБЛСТАНДАРТМЕТРОЛОГІЯ», Департаменту житлово-комунального господарства Білоцерківської міської ради, Управління комунальної власності та концесії Білоцерківської міської ради,  Комунального закладу Білоцерківської міської ради Клуб за місцем проживання «Прометей», Комунального вищого навчального закладу Київської обласної ради «Білоцерківський медичний фаховий коледж», ВСП «Технолого -економічний фаховий коледж Білоцерківського НАУ», Комунального некомерційного підприємства  Білоцерківської міської ради «Білоцерківський пологовий будинок», Комунального вищого навчального закладу Київської обласної ради «Академія неперервної освіти», Білоцерківського національного аграрного університету, Управління культури і туризму Білоцерківської міської ради, Управління соціального захисту населення Білоцерківської міської ради, Служби у справах дітей Білоцерквської міської ради, Управління містобудування та архітектури Білоцерківської міської ради, Білоцерківської міської організації профспілки працівників охорони здоров'я України, Білоцерківської міської організації профспілки працівників державних установ у частині дотримання строків зберігання архівних документів, вимог щодо умов їх зберігання, порядку ведення їх обліку, в розробці положень про архівний підрозділ та ЕК установ та підприємств, складанні зведеної номенклатури справ установ, підприємств та описів справ постійного зберігання та з кадрових питань (особового складу), акту про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ.

Відповідно до  Закону України  «Про Національний архівний фонд та архівні установи», Порядку утворення та діяльності комісії з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 року № 1004, в архівному відділі створена експертна комісія. Експертна комісія розглядає та схвалює номенклатури справ організацій, описи справ постійного зберігання та з кадрових питань (особового складу), акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, інструкції з діловодства.

За звітний період проведено 9 засідань та розглянуто 24 питання та схвалено:

- опис № 2 цифрових відео документів постійного зберігання в кількості 294 од. зб. (відеофайлів);

- опис № 3 цифрових фотодокументів постійного зберігання в кількості 4407 од. зб. (фотофайлів);

- описів з кадрових питань (особового складу), од. зб. – 281;

- номенклатур справ – 6;

- інструкцій з діловодства – 1;

- положень про ЕК – 2;

- положень про архівні підрозділи – 2.

Працівники відділу здійснюють контроль за станом зберігання документів в установах і організаціях, де створюються документи НАФ. У 2024 році було проведено 4 комплексних перевірки: Управління фінансів Білоцерківської міської ради, Білоцерківської  міської організації профспілки працівників державних установ; Управління культури і туризму Білоцерківської міської ради; Комунального закладу Київської обласної ради «Білоцерківський гуманітарно-педагогічний фаховий коледж»; Білоцерківської міської організації профспілки працівників державних установ.

Використання інформації документів Національного архівного фонду

За документами, які зберігаються в архівному відділі найчастіше звертаються юридичні і фізичні особи для підтвердження своїх соціальних та майнових прав. Надходять також запити від адвокатів та працівників правоохоронних органів. В цьому році виконано 173 запити від юридичних і фізичних осіб, з них : тематичних – 137; майнових 31, соціально-правових – 5. Прийнятих на особистому прийомі – 78.

На всі заяви і звернення працівники вчасно видавали відповіді у формі довідок, витягів, копій та повідомлень. Основна тематика запитів: надання довідок (витягів з рішень Білоцерківської міської ради ) про наділення земельних ділянок під будівництво, надання земельних ділянок у приватну власність громадянам, про затвердження актів Державних приймальних комісій про прийняття в експлуатацію новобудов, про надання дозволів на приватизацію, будівництво, надання житла, на підприємницьку діяльність, про встановлення опіки над неповнолітніми тощо.

У 2024 році було зареєстровано 2 користувача, 102 відвідування, яким було видано 379 од. зб.

Найзапитуваніша тематика досліджень, що проводилися користувачами у читальному залі архівів, це документи архівного відділу з історії міста Біла Церква за період з 1944 року по 2000 рік.

У звітному році було підготовлено 3 онлайн виставки архівних документів: до річниці визволення м. Біла Церква від німецько-фашистських загарбників «Архівні документи свідчать: Біла Церква з перших днів звільнення від окупації»; до річниці незалежності України «Біла Церква під час становлення Української держави: історія в архівних документах»; до Дня пам’яті жертв Голодомору.

02 травня 2024 року начальником архівного відділу Білоцерківської міської ради Ніканоровою Наталією Володимирівною в архівному відділі Білоцерківської міської ради була проведена ознайомча екскурсія для здобувачів освіти третього курсу спеціальності 029 Інформаційна, бібліотечна та архівна справа ОПП Діловодство. У ході екскурсії студенти дізналися про історію архіву, основні напрямки його діяльності, ознайомилися зі складом документів, про особливості роботи в архіві, зокрема, як проводиться процес запитів на пошук документів, як працювати з каталогами та картотеками, побували у архівосховищі, дізналися багато інформації, яка знадобиться їм у майбутньому як фахівцям своєї справи.

Тематика запитів соціально-правового характеру, що переважала у звітному році: відрядження до ЧАЕС  у 1986-1987 роках; копії штатних розписів працівників підприємств, про встановлення опіки та піклування над окремими громадянами міста.

Для поліпшення організації роботи із зверненнями громадян у напрямку активізації роботи з соціального захисту, архівним відділом вжиті заходи:

- затверджений графік особистого прийому громадян;

- особистий прийом громадян проводиться в робочій кімнаті архівного відділу, акти законодавства, зразки оформлення звернень та інших документів, місце і час прийому, контактний телефон тощо розміщені на інформаційних стендах;

- оновлення інформації на інформаційних стендах здійснюється у разі необхідності, але моніторинг здійснюється постійно, надаються консультації і роз’яснення громадянам з найбільш актуальних питань.

На офіційному веб-сайті Білоцерківської міської ради розміщена окрема сторінка про архівний відділ з наступною інформацією: адреса, контакти, історична довідка, нормативна база, діяльність, виставки онлайн, послуги, список фондів, інформація про місця зберігання найчастіше запитуваних документів.

У звітному році проводились наступні заходи з підвищення кваліфікації, до яких залучалися начальник та працівники архівного відділу:

- участь начальника архівного відділу у онлайн нарадах з Державним архівом Київської області та засіданнях ЕПК Державного архіву Київської області;

- проходження освітнього серіалу «Персональні дані» на платформі Дія. Освіта;

- проходження освітнього серіалу «Основи кібергігієни» на платформі Дія. Освіта;

- проходження освітнього серіалу «Базові знання з кібергігієни» на платформі Дія. Освіта;

- проходження тестування на платформі Дія. Освіта на тему: «Рівень цифрової грамотності в сфері  Безпека в цифровому середовищі»;

- проходження тестування на платформі Дія. Освіта на тему: «Кіберграм»;

- участь начальника архівного відділу у презентації цифрових копій документів «Колекція карт та креслень Київської губернії» в Державному архіві Київської області;

- стажування головного спеціаліста архівного відділу у Державному центрі збереження документів Національного архівного фонду;

- участь в онлайн лекції «Реставрація, консервація, довготривале зберігання. Матеріали, інструменти, обладнання, технології, засоби, вимоги»;

- участь в онлайн лекції «Архівні інформаційні системи».