ЗАПИТИ ДО АРХІВНИХ УСТАНОВ
Виконання запитів громадян державними архівами здійснюється відповідно до вимог Закону України “Про Національний архівний фонд та архівні установи” (ст. 18, 35), Правил роботи архівних установ, затверджених наказом Мін’юсту від 08.04.2013 № 656/5, зареєстрованим у Мін’юсті 10.04.2013 за № 584/23116 (пункт 4.2 глави 4 розділу VІ), Порядку виконання архівними установами запитів юридичних та фізичних осіб на підставі архівних документів та оформлення архівних довідок (копій, витягів), затвердженого наказом Мін’юсту від 02.03.2015 № 295/5.
Види запитів, які виконують державні архіви:
- соціально-правового характеру;
- тематичні;
- персональні;
- майнові.
Запити соціально-правового характеру – запити фізичної або юридичної особи, пов’язані із соціальним захистом, спрямовані на забезпечення їх законних прав та інтересів, у тому числі пенсійне забезпечення та отримання пільг і компенсацій відповідно до законодавства та міжнародних зобов’язань України, що передбачають витребування інформації про:
- реєстрацію актів громадянського стану;
- національність (підтвердження громадянства України);
- освіту;
- трудовий стаж (для трудових книжок лише архівна довідка) та заробітну плату;
- пенсії;
- присудження наукових ступенів, присвоєння вчених звань і підвищення кваліфікації;
- нагороди, присудження почесних звань;
- творчу діяльність, авторські та суміжні права на наукові й інші праці;
- службу у Збройних силах СРСР, Українському війську;
- військову службу в складі діючої армії в період бойових дій, у тому числі під час виконання інтернаціонального обов’язку;
- участь у ліквідації наслідків аварії на ЧАЕС;
- поранення, стан здоров’я та перебування у військово-лікувальних установах;
- участь у Другій світовій війні;
- перебування в партизанських загонах та з’єднаннях, участь у підпільному русі в період Другої світової війни;
- перебування в евакуації, на окупованій території України та інших держав у період Другої світової війни, у фашистських концтаборах, гетто та інших місцях примусового утримання в період війни;
- примусове вивезення з тимчасово окупованої території до Німеччини та інших країн Центральної та Східної Європи в період Другої світової війни;
- репресії, депортації, розкуркулення, позбавлення волі та виборчих прав (у тому числі про конфіскацію майна) і наступну реабілітацію.
Тематичні – запити, що стосуються надання інформації з певної проблематики, теми, події, факту за визначений хронологічний період. Різновидом тематичного запиту є фактографічний запит щодо встановлення або підтвердження певного факту, події, дати.
Майнові – запити, що стосуються підтвердження майнових прав на землю та нерухоме майно:
- виділення земельних ділянок під будівництво об’єктів господарства, установ, закладів, житлових будинків, допоміжних приміщень;
- надання дозволу на реконструкцію та перебудову існуючих споруд;
- закріплення прибудинкової території за будинковолодіннями;
- введення в експлуатацію будівель та господарчих споруд;
- виділення житла;
- продаж домоволодінь;
- виготовлення копій ситуаційних, будівельних планів та відповідних рішень виконкомів.
Персональні (можуть стосуватися як самого заявника, так і інших осіб.):
- Біографічний запит стосується інформації про перебіг життя та уточнення біографічних фактів фізичної особи;
- Генеалогічний запит має на меті надання інформації для встановлення родового та родинного зв’язку і має містити інформацію про двох або більше осіб, пов’язаних таким зв’язком, про історію сім’ї, роду.
Порядок виконання запитів
Виконання запитів юридичних та фізичних осіб (далі – запити) здійснюється у строки, встановлені законодавством, і контролюється керівництвом архіву.
Запит фізичної особи може стосуватися самого(ї) заявника (заявниці), осіб, що перебувають на його (її) утриманні, під опікою або піклуванням, його (її) померлої(го) дружини (чоловіка), близьких родичів (батьків, дітей, сестер, братів, баби, діда та ін.).
Виконання запитів в архіві організовується за наявності в запиті:
- найменування організації, її місцезнаходження (для юридичної особи);
- прізвища, імені, по батькові, місця проживання (для фізичної особи);
- теми (запитання);
- хронологічних рамок запитуваної інформації.
Запити розглядаються керівництвом архіву, направляються на виконання до відповідного структурного підрозділу або безпосередньо виконавцю і виконуються на підставі оригіналів документів та друкованих видань, що зберігаються в архіві.
Під час виконання архівом повторних запитів перевіряється відповідність змісту раніше виданої архівної довідки відомостям, що є в документах, і у випадку виявлення додаткових відомостей архів включає їх до змісту архівної довідки, що видаватиметься повторно.
Строк виконання запиту не може перевищувати тридцяти днів з моменту його реєстрації. У разі необхідності строк виконання продовжують за рішенням керівника архіву, про що обов’язково інформують заявника. Загальний строк виконання запиту не повинен перевищувати сорока п’яти днів.
Швидкість та результативність пошуку залежать від повноти й точності вказаних у заяві вихідних даних.
Для отримання архівної довідки необхідно подати заяву, яку можна оформити в довільній формі чи заповнити анкету-заяву для наведення архівної довідки по документах.
Інформація, яку має подати заявник, для замовлення в державних архівах проведення генеалогічного дослідження:
- історичний регіон України, де проживали предки;
- назва села, міста, містечка;
- прізвище предка (для жінки – дівоче прізвище);
- дати народження, шлюбу, смерті;
- віросповідання;
- суспільний (майновий) стан;
- ім’я заявника, поштова (за наявності й електронна) адреса, номери телефону.
Найбільша кількість генеалогічних досліджень проводиться користувачами у центральних державних історичних архівах у Києві та Львові, що мають унікальну джерельну базу – метричні книги ХVII – початку ХХ ст. різних конфесій – православної, греко- та римокатолицької, евангелічної, іудейської, а также ревізькі сказки кінця ХVІІІ – середини ХІХ ст., сповідальні розписи, матеріали переписів населення ХІХ–ХХ ст., військові документи, списки власників будинків тощо. Аналогічні документи, переважно кінця ХVІІІ – початку ХХ ст., зберігає й більшість державних архівів областей.
Виконання запитів безоплатно та на платній основі
Відповідно до Закону України “Про Національний архівний фонд та архівні установи”(ст. 35) архівні установи можуть надавати за плату послуги з використання фізичними та юридичними особами відомостей, що містяться в архівних документах. Роботи виконуються відповідно до цін і тарифів, затверджених згідно із законодавством.
Надання архівних довідок, необхідних для забезпечення соціального захисту громадян, надання фізичним особам для користування в читальному залі архівної установи архівних документів, що належать державі, територіальним громадам, та архівних довідок судам, правоохоронним, органам державного фінансового контролю, а також юридичним і фізичним особам, які передали зазначені документи на зберігання, здійснюється безоплатно.
Виконання тематичних, персональних та майнових запитів державні архіви здійснюють як платну послугу, а запити соціально-правового характеру виконуються безоплатно.
Контактна інформація про державні архіви
Контактну інформацію державних архівів можна знайти на офіційному веб-порталі Укрдержархіву у рубриці “Архівна мережа”.